Vous êtes dans le marketing et pensez que la cybersécurité ne vous concerne pas? Détrompez-vous. La Loi 25 au Québec est devenue le gardien intransigeant de nos données numériques. Ignorer ces nouvelles obligations pourrait vous coûter une fortune.
Et en tant que centre de formation spécialisé en marketing numérique, nous ne pouvions pas vous laisser affronter seul ce changement. On vous a donc préparé un résumé de ce que vous devez savoir!
Prêt à percer les secrets de la fameuse Loi 25, qui fait jaser davantage que la dernière saison d’OD?
Qu’est-ce que la Loi 25 et pourquoi est-elle cruciale?
La Loi 25 est le rempart du Québec contre les abus numériques. Officiellement appelée «Loi sur la gouvernance des renseignements personnels«, elle régule méticuleusement la manière dont les entreprises privées et les organismes publics collectent et gèrent nos données personnelles.
Elle est le bouclier qui évite que vos informations personnelles soient divulguées à des individus mal intentionnés. L’objectif? Renforcer la confiance des internautes québécois en matière de protection de leurs données.
La Commission d’Accès à l’Information: le gardien des données
La Commission d’Accès à l’Information du Québec est responsable de la mise en œuvre des politiques sur le renseignement personnel. Elle garantit grâce à ces nouvelles dispositions législatives que les entreprises respectent des critères rigoureux concernant la collecte de données.
Pourquoi la loi 25 a-t-elle été créée?
La quantité de données récoltées sur le web ne cesse de grandir. Vous n’avez pas envie que tout le monde puisse avoir accès à votre adresse courriel, numéro de téléphone ou votre taille de chaussures. C’est la raison pour laquelle la Loi 25 a été créée: protéger vos données personnelles pour qu’elles restent secrètes 🔑
La loi 25, c’est aussi pour les PME
Les PME doivent accorder une attention particulière à la Loi 25. Avec l’avancée de l’intelligence artificielle et la numérisation croissante des données, les mesures de sécurité doivent également évoluer afin d’éviter les incidents de confidentialité.
Les petites et moyennes entreprises se doivent d’instaurer des dispositifs de sécurité pertinents comme des politiques de confidentialité afin de prévenir toute violation à l’égard des renseignements de ses clients et garantir un niveau de confidentialité conforme à la loi.
Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité à la loi 25?
Voici la liste des sanctions administratives qui pourraient retomber sur votre entreprise ou organisme public si vous ne respectez pas la loi 25:
| Type de Manquement | Personne Physique | Entreprises et Organismes Publics |
| Mineur | $500 – $50,000 | $1,000 – $10M |
| Modéré | $1,500 – $50,000 | $4,000 – $10M |
| Grave | $3,000 – $50,000 | $8,000 – $10M |
| Très Grave | $5,000 – $50,000 | $15,000 – $10M |
Les obligations de la Loi 25: guide simplifié
La Loi 25 est entrée en vigueur progressivement, avec certaines nouvelles obligations déjà actives depuis septembre 2022 et d’autres qui le seront en septembre 2024. Mais que devez-vous faire pour vous conformer?
Voici un aperçu simplifié:
- Désignation d’un responsable des données personnelles: Chaque compagnie est tenue de désigner un responsable dédié à la sécurisation des données. Les informations pour le contacter devraient être disponibles facilement sur votre site web
- Gestion des incidents: En cas d’incident de confidentialité impliquant votre entreprise, vous devez réagir vite pour limiter les dégâts et prévenir l’autorité de régulation (Commission d’accès à l’information) ainsi que les personnes touchées
Les étapes à venir: soyez prêts!
Dès septembre 2023:
- Définissez une politique de gouvernance: Cette politique doit être claire, simple et accessible sur le site web de l’entreprise
- Évaluez les risques: Avant de partager des données hors Québec, une évaluation des risques liés à la vie privée est nécessaire
- Obtenez le consentement préalable de vos visiteurs: Si vous utilisez des outils comme Google Analytics, vous devez informer les utilisateurs et obtenir leur consentement explicite
- Supprimez les informations personnelles: Une fois la finalité de la collecte atteinte, vous devrez procéder à la destruction des renseignement ou leur anonymisation.
À partir de septembre 2024:
- Donnez accès: les habitants du Québec pourront demander la communication de leurs données personnelles et effectuer des corrections
Les changements clés de la Loi 25: ce que vous devez retenir
Le régime de protection établi par la Loi 25 s’étend sur un large spectre en englobant à la fois les organismes publiques et les organisations privées. Elle exige également des entreprises qu’elles tiennent un inventaire des renseignements personnels qu’elles détiennent. En cas d’incident de confidentialité, elles doivent rapidement le signaler à la Commission d’Accès à l’Information du Québec et tenir à jour un registre des incidents.
Comment assurer la conformité de votre entreprise à la Loi 25?
Quel responsable pour la gestion de la conformité au sein de votre structure?
Selon la Loi 25, chaque entreprise doit désigner une personne responsable de la protection des données. Cette personne doit avoir une connaissance approfondie de la loi, de sa mise à jouret des meilleures pratiques en matière de protection des données. De plus, ses coordonnées doivent être publiées sur le site web de l’entreprise.
Consentement explicite: la clé de la conformité
Le consentement doit être obtenu de manière claire, libre, éclairée et spécifique. Les organisations doivent informer les individus des fins précises pour lesquelles leurs données sont collectées, utilisées ou communiquées.
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée: un incontournable
L’Évaluation des Facteurs Relatifs à la Vie Privée (EFVP) est un élément clé de la Loi 25. Cette évaluation vous permet d’identifier, d’évaluer et de gérer les risques potentiels pour la vie privée associés à vos projets ou initiatives. L’EFVP est divisée en trois étapes majeures:
- Préparation: Avant de plonger dans l’EFVP, posez-vous les bonnes questions. Quel est l’objectif de votre projet? Quels sont les renseignements personnels impliqués?
- Analyse: Évaluez si vous respectez les obligations de protection des renseignements personnels. Identifiez et décrivez les risques pour la vie privée engendrés par votre projet
- Rédaction du rapport: Ce rapport doit détailler le processus d’EFVP, les risques identifiés, l’encadrement applicable pour les atténuer et les recommandations pour la suite
Pour plus de détails, vous pouvez consulter le guide d’accompagnement de la Commission d’accès à l’information du Québec.
Pour aller plus loin
Formation de l’équipe: un maillon fort de la conformité
Pour assurer la conformité à la Loi 25, il est crucial de former votre équipe. Voici quelques étapes pour une formation efficace:
- Élaboration d’une présentation: Créez une présentation détaillée, utilisant des termes simples qui met en évidence les changements liés à la protection des renseignements personnels
- Sensibilisation de l’équipe: Sensibilisez votre équipe à l’importance de ces changements, aux principes clés de la Loi 25 et aux conséquences d’un non-respect
- Politiques et pratiques: Assurez-vous que les politiques et pratiques de l’entreprise en matière de protection des renseignements personnels soient comprises, mises en œuvre et suivies
Outils technologiques: vos alliés dans la conformité
La technologie peut être votre meilleur allié dans la conformité à la Loi 25. Voici quelques outils:
- Système de Gestion des Renseignements Personnels (SGRP): Des plateformes comme OneTrust et TrustArc peuvent vous aider à gérer efficacement les données personnelles
- Système de gestion des consentements: Des outils comme Consent Manager vous permettent de gérer et documenter le consentement des individus
- Portails sécurisés: Des solutions comme Salesforce Customer 360 permettent aux individus de demander l’accès aux renseignements personnels, des corrections ou d’exercer leur droit à l’oubli
Conseils pratiques pour la conformité à la Loi 25
La conformité à la Loi 25 n’est pas une mince affaire, mais quelques astuces peuvent vous aider à naviguer dans ce labyrinthe réglementaire.
- Gestion des cookies: Avant de collecter des données via des cookies, assurez-vous d’obtenir le consentement explicite des utilisateurs. Utilisez une bannière de cookies informative avec des termes simples
- Droit à l’oubli: Mettez en place un formulaire sur votre site web permettant aux utilisateurs de demander la destruction des renseignements collectés
- Gestion des accès: Révisez régulièrement les accès accordés en interne et en externe. Utilisez un gestionnaire de mots de passe comme LastPass pour sécuriser les accès
Importance de la vigilance constante
Respecter la Loi 25 demande une attention de tous les instants. Cela signifie que votre équipe doit être formée en continu et que votre cadre réglementaire de protection des renseignement doit être souvent mis à jour.
Se conformer à la Loi 25 n’est pas uniquement un devoir juridique, mais également une chance d’accroître la confiance auprès de vos clients et collaborateurs. Une gestion des données sensibles efficace peut devenir un véritable avantage concurrentiel pour votre entreprise.
En résumé: La Loi 25, un incontournable pour les entreprises
La Loi 25 n’est pas seulement une affaire de juristes ou de spécialistes en sécurité informatique. Elle concerne tous ceux qui, de près ou de loin, manipulent des renseignements à caractère confidentiel dans le cadre de leur activité professionnelle. En tant que professionnel du marketing, vous ne pouvez plus vous permettre de l’ignorer. Alors, êtes-vous prêt à prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection des renseignements de votre clientèle?
Ce texte vous a-t-il éclairé sur la Loi 25 au Québec? Si vous avez des questions ou souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à lire les articles complémentaires de Digitad ou à nous contacter.
